Podręcznik Użytkownika: Obsługa KSeF w efakturka.pl

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pozwala na wygodne przesyłanie wystawionych dokumentów bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów z poziomu naszej aplikacji. Aby rozpocząć pracę z KSeF, należy dokonać jednorazowej konfiguracji.

KROK 1: Wygenerowanie tokena w systemie Ministerstwa Finansów

System efakturka.pl wymaga do działania specjalnego klucza (tokena), który upoważnia aplikację do wysyłki dokumentów w Twoim imieniu. Dopóki token nie zostanie wprowadzony do naszego systemu, wszystkie funkcje związane z KSeF pozostają wyłączone.

• Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF na stronie Ministerstwa Finansów.
• Przejdź do sekcji generowania tokenów.
• BARDZO WAŻNE: Wygeneruj token, zaznaczając WYŁĄCZNIE uprawnienie: "Wystawianie faktur". Ze względów bezpieczeństwa NIE zaznaczaj uprawnień do odczytu czy zarządzania uprawnieniami – nasza aplikacja potrzebuje tylko możliwości wysyłki.
• Skopiuj wygenerowany ciąg znaków.

KROK 2: Wgranie tokenu i konfiguracja w efakturka.pl

• Zaloguj się do swojego konta w efakturka.pl i przejdź do ustawień firmy.
• Wklej skopiowany wcześniej klucz w pole KSeF token.
• Nowość – numer BDO: W ustawieniach znajdziesz również nowe pole na numer BDO. Jeżeli Twoja firma podlega wpisowi, uzupełnij je. Numer ten będzie od teraz automatycznie dodawany do struktury wysyłanej faktury XML.
• Pole Uwag: W formularzu wystawiania faktury nadal masz do dyspozycji pole "Uwagi". Możesz w nim – tak jak dotychczas – swobodnie wpisywać dodatkowe informacje tekstowe dla swojego kontrahenta. Nasz system sam zadba o to, by te informacje trafiły we właściwe miejsce w pliku KSeF.

Zapisz ustawienia. Od tego momentu na Twojej liście faktur uaktywnią się kolumny i opcje do obsługi KSeF.

---

Po zapisaniu ustawień włączą się funkcje obsługi KSeF. Prosimy rozważyć odświeżenie przeglądarki (w zależności od przeglądarki kombinacją: Ctrl+R lub Ctrl+F5 lub Shift+Ctrl+R) albo (co rekomendujemy) prosimy usunąć z historii przeglądarki obrazy i pliki z pamięci podręcznej oraz pliki cookies

NASTĘPNIE ZACZNIJ WYSTAWIAĆ FAKTURY

---

KROK 3: Wysyłka i statusy faktur na liście

Komunikacja z KSeF opiera się na prostym systemie kolorowych ikon i dymków informacyjnych, które informują Cię o aktualnym statusie dokumentu.

Niebieska ikona (Wyślij): Faktura jest gotowa do wysyłki. Wystarczy w nią kliknąć, aby przekazać dokument na bramkę Ministerstwa Finansów.

Żółta ikona (Oczekująca / Sprawdź): Faktura została wysłana i oczekuje na przetworzenie przez serwery MF. Sprawdzanie statusu jest ręczne (prosimy dostosować częstość ponowień w zależności do bieżącego obciążenia serwerów MF - efakturka.pl nie ponosi odpowiedzialności za działanie serwerów MF oraz szybkości ich odpowiedzi).

Zielona ikona (Sukces): Faktura została pomyślnie przetworzona i zaakceptowana przez Ministerstwo Finansów. Po najechaniu na zieloną ikonę wyświetli się dymek z oficjalnym numerem KSeF.

Czerwona ikona (Błąd): Proces przetwarzania dokumentu zakończył się niepowodzeniem. Należy sprawdzić szczegóły błędu (opis poniżej).

---

Rodzaje błędów i jak sobie z nimi radzić

Jeżeli wysyłka zakończy się czerwoną ikoną, najedź na nią kursorem. Kolor tła wyświetlonego dymka podpowie Ci, co należy zrobić:

1. Błąd walidacji (Żółte tło dymka)

Oznacza to, że dane na fakturze są niekompletne lub niezgodne z wymogami Ministerstwa Finansów (np. brakuje wymaganego pola, podano zły format NIP lub innej wartości).

Co zrobić: Popraw dokument zgodnie ze wskazówkami w opisie błędu i spróbuj wysłać go ponownie. W szczególnych przypadkach, jeżeli opis błędu jest dla Ciebie niezrozumiały, skopiuj jego treść i wyślij do weryfikacji przez nasze wsparcie techniczne (np. korzystając z formularza kontaktowego).

2. Błąd systemowy (Czerwone tło dymka)

To błąd techniczny, który może wynikać z awarii aplikacji, problemów po stronie bramki Ministerstwa Finansów lub chwilowych zakłóceń z łącznością.

Co zrobić: Wewnątrz czerwonego dymka znajduje się przygotowany link do szybkiego kontaktu. Kliknij go i od razu zostaniesz przeniesiony bezpośrednio do formularza kontaktowego, przez który błyskawicznie zgłosisz nam ten problem, a nasz zespół techniczny zajmie się jego weryfikacją.

---

Dodatkowe informacje

1. Stawki VAT

Z uwagi na zmianę przepisów wychodzą z użycia stawki VAT "nie podlega" i "0%". Stawki te oznaczone są na czerwono i są dostęne TYLKO w celu wstecznej kompatybilności (do edycji faktur wystawionych przed wejściem zmiany przepisów w życie). Prosimy ich nie używać przy wystawianiu nowych faktur. Z tego powodu są oznaczone na czerwono.

2. Identyfikacja Nabywców

Z uwagi na wymogi KSeF oznaczanie na fakturach Nabywców bez NIP wymaga wskazania numeru PESEL. To zaś wymaga wybrania właściwej opcji w formularzu danych Nabywcy.

3. Faktury trójstronne (sekcja "Odbiorca")

W systemie mają Państwo możliwość wystawiania tzw. faktur trójstronnych. Jeżeli głównym Nabywcą (płatnikiem widniejącym na fakturze) jest inna instytucja, ale usługa lub towar trafia fizycznie w inne miejsce, należy rozwinąć i wypełnić sekcję Odbiorca. System efakturka.pl automatycznie utworzy wówczas w pliku KSeF dodatkowy węzeł przypisując mu odpowiednią rolę. Jest to funkcja kluczowa m.in. przy dostawach do szkół (gdzie płaci Gmina) czy oddziałów dużych firm.

4. Specyficzny status Nabywcy (Opcje JST i GV)

Krajowy System e-Faktur wymaga ścisłego dookreślenia, czy Państwa Nabywca podlega pod specyficzny status podatkowy. Służą do tego dwa przełączniki w panelu Nabywcy:

• Faktura dotyczy jednostki podrzędnej (JST): Tę opcję należy zaznaczyć, gdy sprzedają Państwo towary lub usługi w ramach tzw. centralizacji VAT w samorządach (np. Nabywcą jest Gmina lub Powiat, ale Odbiorcą lokalna jednostka budżetowa).
• Faktura dotyczy członka grupy (GV): Tę opcję należy wybrać, jeżeli faktura wystawiana jest na podmiot wchodzący w skład utworzonej Grupy VAT, która dla celów podatkowych rozlicza się pod jednym, unikalnym numerem NIP.

5. Przypisywanie Roli Odbiorcy (Podmiotu 3) w KSeF

W systemie eFakturka.pl mają Państwo możliwość dokładnego określenia, jaką funkcję pełni wskazany Odbiorca (w strukturze KSeF określany jako Podmiot 3). Domyślnie system podpowiada odpowiednią rolę na podstawie wprowadzonych danych, co widać na poniższym przykładzie:

Po rozwinięciu listy "Rola Podmiotu 3 w KSeF" mogą Państwo wybrać jedną ze ściśle zdefiniowanych przez Ministerstwo Finansów ról (od 1 do 11, w tym m.in. Faktor, Podmiot pierwotny, Pracownik, itp.). Należy wybrać rolę, która precyzyjnie odpowiada stanowi faktycznemu Państwa transakcji.

Jeżeli Państwa Odbiorca pełni funkcję, której nie można w sposób jednoznaczny zakwalifikować do predefiniowanej listy, udostępniono opcję "Inna rola (wymaga opisu)". Jej wybór uruchamia dodatkowe pole o nazwie "Opis innej roli", w którym należy słownie sprecyzować funkcję pełnioną przez ten podmiot (np. wpisując "Gwarant" lub "Płatnik").

---

Tymczasowe ograniczenia systemowe