Podręcznik Użytkownika: Obsługa KSeF w efakturka.pl

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pozwala na wygodne przesyłanie wystawionych dokumentów bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów z poziomu naszej aplikacji. Aby rozpocząć pracę z KSeF, należy dokonać jednorazowej konfiguracji.

KROK 1: Wygenerowanie tokena w systemie Ministerstwa Finansów

System efakturka.pl wymaga do działania specjalnego klucza (tokena), który upoważnia aplikację do wysyłki dokumentów w Twoim imieniu. Dopóki token nie zostanie wprowadzony do naszego systemu, wszystkie funkcje związane z KSeF pozostają wyłączone.

• Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF na stronie Ministerstwa Finansów.
• Przejdź do sekcji generowania tokenów.
• BARDZO WAŻNE: Wygeneruj token, zaznaczając WYŁĄCZNIE uprawnienie: "Wystawianie faktur". Ze względów bezpieczeństwa NIE zaznaczaj uprawnień do odczytu czy zarządzania uprawnieniami – nasza aplikacja potrzebuje tylko możliwości wysyłki.
• Skopiuj wygenerowany ciąg znaków.

KROK 2: Wgranie tokenu i konfiguracja w efakturka.pl

• Zaloguj się do swojego konta w efakturka.pl i przejdź do ustawień firmy.
• Wklej skopiowany wcześniej klucz w pole KSeF token.
• Nowość – numer BDO: W ustawieniach znajdziesz również nowe pole na numer BDO. Jeżeli Twoja firma podlega wpisowi, uzupełnij je. Numer ten będzie od teraz automatycznie dodawany do struktury wysyłanej faktury XML.
• Pole Uwag: W formularzu wystawiania faktury nadal masz do dyspozycji pole "Uwagi". Możesz w nim – tak jak dotychczas – swobodnie wpisywać dodatkowe informacje tekstowe dla swojego kontrahenta. Nasz system sam zadba o to, by te informacje trafiły we właściwe miejsce w pliku KSeF.

Zapisz ustawienia. Od tego momentu na Twojej liście faktur uaktywnią się kolumny i opcje do obsługi KSeF.

---

KROK 3: Wysyłka i statusy faktur na liście

Komunikacja z KSeF opiera się na prostym systemie kolorowych ikon i dymków informacyjnych, które informują Cię o aktualnym statusie dokumentu.

Niebieska ikona (Wyślij): Faktura jest gotowa do wysyłki. Wystarczy w nią kliknąć, aby przekazać dokument na bramkę Ministerstwa Finansów.

Żółta ikona (Oczekująca / Sprawdź): Faktura została wysłana i oczekuje na przetworzenie przez serwery MF. Sprawdzanie statusu jest ręczne (prosimy dostosować częstość ponowień w zależności do bieżącego obciążenia serwerów MF - efakturka.pl nie ponosi odpowiedzialności za działanie serwerów MF oraz szybkości ich odpowiedzi).

Zielona ikona (Sukces): Faktura została pomyślnie przetworzona i zaakceptowana przez Ministerstwo Finansów. Po najechaniu na zieloną ikonę wyświetli się dymek z oficjalnym numerem KSeF.

Czerwona ikona (Błąd): Proces przetwarzania dokumentu zakończył się niepowodzeniem. Należy sprawdzić szczegóły błędu (opis poniżej).

---

Rodzaje błędów i jak sobie z nimi radzić

Jeżeli wysyłka zakończy się czerwoną ikoną, najedź na nią kursorem. Kolor tła wyświetlonego dymka podpowie Ci, co należy zrobić:

1. Błąd walidacji (Żółte tło dymka)

Oznacza to, że dane na fakturze są niekompletne lub niezgodne z wymogami Ministerstwa Finansów (np. brakuje wymaganego pola, podano zły format NIP lub innej wartości).

Co zrobić: Popraw dokument zgodnie ze wskazówkami w opisie błędu i spróbuj wysłać go ponownie. W szczególnych przypadkach, jeżeli opis błędu jest dla Ciebie niezrozumiały, skopiuj jego treść i wyślij do weryfikacji przez nasze wsparcie techniczne (np. korzystając z formularza kontaktowego).

2. Błąd systemowy (Czerwone tło dymka)

To błąd techniczny, który może wynikać z awarii aplikacji, problemów po stronie bramki Ministerstwa Finansów lub chwilowych zakłóceń z łącznością.

Co zrobić: Wewnątrz czerwonego dymka znajduje się przygotowany link do szybkiego kontaktu. Kliknij go i od razu zostaniesz przeniesiony bezpośrednio do formularza kontaktowego, przez który błyskawicznie zgłosisz nam ten problem, a nasz zespół techniczny zajmie się jego weryfikacją.

---

Dodatkowe informacje

1. Stawki VAT

Z uwagi na zmianę przepisów wychodzą z użycia stawki VAT "nie podlega" i "0%". Stawki te oznaczone są na czerwono i są dostęne TYLKO w celu wstecznej kompatybilności (do edycji faktur wystawionych przed wejściem zmiany przepisów w życie). Prosimy ich nie używać przy wystawianiu nowych faktur. Z tego powodu są oznaczone na czerwono.

2. Identyfikacja Nabywców

Z uwagi na wymogi KSeF oznaczanie na fakturach Nabywców bez NIP wymaga wskazania numeru PESEL. To zaś wymaga wybrania właściwej opcji w formularzu danych Nabywcy.

3. Faktury trójstronne (sekcja "Odbiorca")

W systemie mają Państwo możliwość wystawiania tzw. faktur trójstronnych. Jeżeli głównym Nabywcą (płatnikiem widniejącym na fakturze) jest inna instytucja, ale usługa lub towar trafia fizycznie w inne miejsce, należy rozwinąć i wypełnić sekcję Odbiorca. System efakturka.pl automatycznie utworzy wówczas w pliku KSeF dodatkowy węzeł przypisując mu odpowiednią rolę. Jest to funkcja kluczowa m.in. przy dostawach do szkół (gdzie płaci Gmina) czy oddziałów dużych firm.

4. Specyficzny status Nabywcy (Opcje JST i GV)

Krajowy System e-Faktur wymaga ścisłego dookreślenia, czy Państwa Nabywca podlega pod specyficzny status podatkowy. Służą do tego dwa przełączniki w panelu Nabywcy:

• Faktura dotyczy jednostki podrzędnej (JST): Tę opcję należy zaznaczyć, gdy sprzedają Państwo towary lub usługi w ramach tzw. centralizacji VAT w samorządach (np. Nabywcą jest Gmina lub Powiat, ale Odbiorcą lokalna jednostka budżetowa).
• Faktura dotyczy członka grupy (GV): Tę opcję należy wybrać, jeżeli faktura wystawiana jest na podmiot wchodzący w skład utworzonej Grupy VAT, która dla celów podatkowych rozlicza się pod jednym, unikalnym numerem NIP.